Оформление служебной записки

В НИУ ВШЭ рекомендовано до 30.06.2020 воздержаться от командирования работников научно-образовательных, научных (научно-исследовательских), экспертно-аналитических и проектных структурных подразделений НИУ ВШЭ для выполнения служебных заданий на территории Российской Федерации. Такие командировки подлежат согласованию специально созданной комиссией.

Для рассмотрения документов, просьба направлять заполненные проекты служебных записок о командировании с обоснованием необходимости командировок на адреса mlitvintseva@hse.ru и asudarikov@hse.ru

Работникам НИУ ВШЭ в случае возвращения из стран с неблагоприятной ситуацией, связанной с распространением коронавируса:

1. Обеспечить самоизоляцию по месту проживания на срок 14 (четырнадцать) календарных дней со дня возвращения в Российскую Федерацию, в ходе самоизоляции не посещать работу, минимизировать время нахождения в общественных местах;
2. Незамедлительно сообщать руководителю о возвращении;
3. Руководители обязаны проинформировать Управление персонала о самоизолированных работниках по электронной почте personal@hsе.ru с указанием ФИО и должности работника, страны, даты возвращения, дат изоляции.

Уважаемый Работник, если Вы планируете служебную командировку на территории приграничных зон Российской Федерации, Вам надлежит неукоснительно соблюдать правила нахождения в этих районах! Просим Вас ознакомиться с памяткой.

Порядок оформления СЗ в СДОУ

Шаг 1

Скачать шаблон служебной записки на сайте Управления персонала:

Командировка по России

Оформляется не позднее, чем за 7 рабочих дней до даты начала командировки.

Зарубежная командировка

Оформляется не позднее, чем за 10 рабочих дней до даты начала командировки

Шаг 2

Заполнить СЗ в соответствии с инструкцией
Инструкция по заполнению

Шаг 3

Запустить СЗ в СДОУ:

1. Создать: Служебную записку.

2. В окне выбора шаблона выбрать:

– Вид документа: по кадровым вопросам

– Подвид документа: оставить пустым

– Шаблон: СЗ Москва, по кадровым вопросам

3. Заполнить поля служебной записки:

Подвид: О служебных командировках

Закладка: Реквизиты документа

Заголовок: пример - Иванов И.И., Пермь, 03.11-12.11.2017

Адресат:
Если руководитель командируемого ректор — выбрать адресатом служебной записки Я.И. Кузьминова 
зарубежные командировки: проректор Простаков Иван Валериевич
внутрироссийские командировки: директор по персоналу Молодых Елена Анатольевна

Закладка: Лист согласования

Если руководитель командируемого ректор — не ставить Я.И. Кузьминова в лист согласования!

Соблюсти последовательность согласователей:
1. Непосредственный руководитель;
2. Сотрудник Планово-финансового управления (если Вы не знаете сотрудника ПФУ, необходимо поставить заместителей начальника ПФУ Мизяеву Г. А. или Рябушкину Н.В.) – сотрудник ПФУ проставляет источники финансирования командировки. Без их указания  оформление приказа о командировании невозможно;
3.Сотрудник Управления: группа Согласующие УП.КДП;
4. Курирующий проректор.

Схема: последовательная

Срок: бессрочно

Закладка: Лист рассылки

• Инициатор документа
• Непосредственный руководитель
• Руководитель командируемого работника
• Сотрудник Управления персонала Говорова Ольга

Порядок оформления СЗ на бумажном носителе

Официальные документы

Положение о служебных командировках

Бланк служебной записки для направления работника в командировку по РФ

Бланк служебной записки для направления работника в зарубежную командировку

Авансовый отчёт Уважаемые коллеги! Обратите, пожалуйста, внимание на то, что авансовый отчёт необходимо распечатывать на одном листе с оборотом!
Образец заполнения авансового отчёта

Содержательный отчет о командировке

Установленный срок продолжительности служебной командировки иностранного работника

Документооборот по командировкам

Справочник мероприятий и результатов командирования

Дополнительные вопросы по организации командировки

Оформление загранпаспортов сотрудникам НИУ ВШЭ

Положение о служебных командировках Национального исследовательского университета «Высшая школа экономики»