Порядок оформления дистанционной работы (прием, перевод, продление)

Вид дистанционной работы

Необходимые действия

Необходимые документы

Условия оформления дистанционной работы

Необходимость обустройства рабочего места

1. Выполнение трудовой функции дистанционно (временно, постоянно)

В случае необходимости выполнения работником трудовой функции дистанционно:

1. Непосредственный руководитель инициирует в СЭД с согласованием работодателя на имя Директора по персоналу служебную записку по кадровым вопросам по форме (см. формы СЗ для научно-педагогических работников и иных категорий персонала в столбце 3 "Необходимые документы"). Пример заголовка СЗ в СЭД: О дистанционной работе Иванова И.И. с 01.09.2023.

1.1. Если планируется прием на дистанционную работу, СЗ о дистанционной работе нужно приложить к заявке о приеме в СЭД к комплекту документов для приема, в карточке заявки в СЭД, во вкладке "Условия" необходимо отметить, что работа будет выполняться дистанционно.

1.2. Временный перевод на дистанционную работу педагогических работников оформляется в пределах учебного года, научных работников - в пределах календарного года, но не более чем на 6 месяцев.

2. В случае, если требуется оформить дистационную работу (перевод, продление) для более чем троих работников одного подразделения, используется табличная форма приложения к СЗ со списком работников и условиями дистанционной работы для каждого работника (см. форму табличного списка в столбце 3 "Необходимые документы", не использовать для педагогических работников).

3. Управление персонала оформляет дополнительное соглашение к трудовому договору о выполнении работником трудовой функции дистанционно в случае перевода или трудовой договор о дистанционной работе в случае приема на работу. 

Форма Служебной записки о дистанционной работе НПР - включает обязательный список согласующих лиц, применяется к научно-педагогическим работникам

Форма Служебной записки о дистанционной работе иных категорий персонала включает обязательный список согласующих лиц

Форма приложения к СЗ - табличный список работников (не используется для педагогических работников)

Работники, по усмотрению руководителей структурных подразделений,  по соглашению между работником и работодателем, в случае технической/организационной возможности исполнять трудовые обязанности с периодами чередования дистанционной работы и работы по месту нахождения ВШЭ, при условии согласования всеми ответственными лицами.

Работодатель обеспечивает дистанционного работника необходимым оборудованием (ноутбук, программно-технические средства, средства защиты информации и др.)

2. Выполнение трудовой функции с периодами чередования дистанционной работы и работы по месту нахождения НИУ ВШЭ

В случае необходимости выполнения работником трудовой функции с периодами чередования дистанционной работы и работы по месту нахождения ВШЭ:

1. Непосредственный руководитель инициирует в СЭД с согласованием работодателя на имя Директора по персоналу служебную записку по кадровым вопросам по форме. Если планируется перевод на дистанционную работу более чем троих работников одного подразделения, используется табличный список, прилагаемый к СЗ в СЭД (см. форму СЗ и табличного списка в столбце 3 "Необходимые документы")

2. Управление персонала оформляет дополнительное соглашение к трудовому договору о выполнении работником трудовой функции дистанционно, при этом работнику устанавливается обязанность в рамках трудового договора являться на стационарное рабочее место по месту нахождения НИУ ВШЭ по требованию работодателя, а работодатель наделяется правом вызвать Работника на территорию НИУ ВШЭ для выполнения трудовой функции на стационарном рабочем месте в случае возникновения такой необходимости, с указанием точного адреса дистанционной работы и стационарного места работы.

3. Непосредственный руководитель по мере необходимости направляет работнику уведомление по корпоративной почте о необходимости явиться на стационарное рабочее место для выполнения трудовой функции по месту нахождения работодателя с указанием даты/периода и адреса места работы на территории НИУ ВШЭ.

4. Управление персонала на основании согласованной СЗ оформляет дополнительное соглашение к трудовому договору.

Форма Служебной записки о дистанционной работе с периодами чередования (не используется для научно-педагогических работников)

Приложение к СЗ табличный список работников (не используется для научно-педагогических работников)

Работники, по усмотрению руководителей структурных подразделений,  по соглашению между работником и работодателем, в случае технической/организационной возможности исполнять трудовые обязанности с периодами чередования дистанционной работы и работы по месту нахождения ВШЭ, при условии согласования всеми ответственными лицами.

Работодатель обеспечивает рабочим местом работника, дополнительно осуществляет выдачу необходимого оборудования для выполнения трудовой функции работника.

В случае необходимости изменения места выполнения работником трудовой функции в период дистанционной работы:

1. Непосредственный руководитель направляет по СЭД с согласованием работодателя на имя Директора по персоналу служебную записку по форме (см. форму СЗ в столбце 3 "Необходимые документы").

2. Управление персонала оформляет соглашение к трудовому договору о выполнении работником трудовой функции дистанционно с указанием нового места выполнения трудовой фукнции. 

НПР СЗ об изменении места выполнения ТФ дистанционно 

В случае необходимости прекращения дистанционной работы досрочно и выполнения работником трудовой функции в месте нахождения НИУ ВШЭ (если не были установлены периоды чередования дистанционной работы и работы по месту нахождения НИУ ВШЭ):

Руководитель структурного подразделения руководствуется Памяткой по взаимодействию с работниками по вопросам, связанным с дистанционной работой (раздел 3).

Памятка по взаимодействию с работниками по вопросам, связанным с дистанционной работой