Порядок оформления дистанционной работы (прием, перевод, продление, взаимодействие с работниками)

Вид дистанционной работы

Необходимые действия

Необходимые документы

Условия оформления дистанционной работы

Необходимость обустройства рабочего места

1. Выполнение трудовой функции дистанционно (временно, постоянно)

В случае необходимости выполнения работником трудовой функции дистанционно:

1. Непосредственный руководитель инициирует в СЭД с согласованием ответственных лиц на имя Старшего директора по персоналу служебную записку по кадровым вопросам по форме (см. формы СЗ для научно-педагогических работников и иных категорий персонала в столбце 3 "Необходимые документы"). Пример заголовка СЗ в СЭД: О дистанционной работе Иванова И.И. с 01.09.2023.

1.1. Если планируется прием на дистанционную работу, СЗ о дистанционной работе нужно приложить к заявке о приеме в СЭД к комплекту документов для приема, в карточке заявки в СЭД, во вкладке "Условия" необходимо отметить, что работа будет выполняться дистанционно.

1.2. Временный перевод на дистанционную работу педагогических работников оформляется в пределах учебного года, научных работников - в пределах календарного года, но не более чем на 6 месяцев.

2. В случае, если требуется оформить дистационную работу (перевод, продление) для более чем троих работников одного подразделения, используется табличная форма приложения к СЗ со списком работников и условиями дистанционной работы для каждого работника (см. форму табличного списка в столбце 3 "Необходимые документы", не использовать для педагогических работников).

3. Управление персонала оформляет дополнительное соглашение к трудовому договору о выполнении работником трудовой функции дистанционно в случае перевода или трудовой договор о дистанционной работе в случае приема на работу. 

Форма Служебной записки о дистанционной работе НПР - включает обязательный список согласующих лиц, применяется к научно-педагогическим работникам

Форма Служебной записки о дистанционной работе иных категорий персонала включает обязательный список согласующих лиц

Форма приложения к СЗ - табличный список работников (не используется для педагогических работников)

Работники, по усмотрению руководителей структурных подразделений,  по соглашению между работником и работодателем, в случае технической/организационной возможности исполнять трудовые обязанности с периодами чередования дистанционной работы и работы по месту нахождения ВШЭ, при условии согласования всеми ответственными лицами.

Работодатель обеспечивает дистанционного работника необходимым оборудованием (ноутбук, программно-технические средства, средства защиты информации и др.)

2. Выполнение трудовой функции с периодами чередования дистанционной работы и работы по месту нахождения НИУ ВШЭ

В случае необходимости выполнения работником трудовой функции с периодами чередования дистанционной работы и работы по месту нахождения ВШЭ:

1. Непосредственный руководитель инициирует в СЭД с согласованием ответственных лиц на имя Старшего директора по персоналу служебную записку по кадровым вопросам по форме. Если планируется перевод на дистанционную работу более чем троих работников одного подразделения, используется табличный список, прилагаемый к СЗ в СЭД (см. форму СЗ и табличного списка в столбце 3 "Необходимые документы")

2. Управление персонала оформляет дополнительное соглашение к трудовому договору о выполнении работником трудовой функции дистанционно, при этом работнику устанавливается обязанность в рамках трудового договора являться на стационарное рабочее место по месту нахождения НИУ ВШЭ по требованию работодателя, а работодатель наделяется правом вызвать Работника на территорию НИУ ВШЭ для выполнения трудовой функции на стационарном рабочем месте в случае возникновения такой необходимости, с указанием точного адреса дистанционной работы и стационарного места работы.

3. Непосредственный руководитель по мере необходимости направляет работнику уведомление по корпоративной почте о необходимости явиться на стационарное рабочее место для выполнения трудовой функции по месту нахождения работодателя с указанием даты/периода и адреса места работы на территории НИУ ВШЭ.

4. Управление персонала на основании согласованной СЗ оформляет дополнительное соглашение к трудовому договору.

Форма Служебной записки о дистанционной работе с периодами чередования (не используется для научно-педагогических работников)

Приложение к СЗ табличный список работников (не используется для научно-педагогических работников)

Работники, по усмотрению руководителей структурных подразделений,  по соглашению между работником и работодателем, в случае технической/организационной возможности исполнять трудовые обязанности с периодами чередования дистанционной работы и работы по месту нахождения ВШЭ, при условии согласования всеми ответственными лицами.

Работодатель обеспечивает рабочим местом работника, дополнительно осуществляет выдачу необходимого оборудования для выполнения трудовой функции работника.

В случае необходимости изменения места выполнения работником трудовой функции в период дистанционной работы:

1. Непосредственный руководитель направляет по СЭД с согласованием ответственных лиц на имя Старшего директора по персоналу служебную записку по форме (см. форму СЗ в столбце 3 "Необходимые документы").

2. Управление персонала оформляет соглашение к трудовому договору о выполнении работником трудовой функции дистанционно с указанием нового места выполнения трудовой фукнции. 

НПР СЗ об изменении места выполнения ТФ дистанционно 

В случае необходимости прекращения дистанционной работы досрочно и выполнения работником трудовой функции в месте нахождения НИУ ВШЭ (если не были установлены периоды чередования дистанционной работы и работы по месту нахождения НИУ ВШЭ):

Руководитель структурного подразделения руководствуется Памяткой по взаимодействию с работниками по вопросам, связанным с дистанционной работой (раздел 3 Памятки).

Памятка по взаимодействию с работниками по вопросам, связанным с дистанционной работой