Информация о договорах ГПХ

Инструкция по оформлению договора ГПХ с применением УНЭП (электронное подписание)

Инструкция по созданию акта к ГПД 

Инструкция по созданию ДС к ГПД 

Инструкция по созданию нового физлица в договорах ГПХ   ! Обращаем ваше внимание, что при создании в СЭД карточки нового контрагента необходимо прикладывать в карточку контрагента сканы следующих документов: паспорт (основной разворот и прописка), СНИЛС, ИНН, банковские реквизиты. 

Инструкция по формированию реестра договоров и актов ГПХ в СЭД 

Редактирование листа согласования

Обновление регистрационного номера акта при смене его в договоре 

Инструкция по оформлению договоров ППС с гражданином РФ новые фин аналитики (добавление нескольких источников финансирования)

Инструкция по внесению кода выполняемой функции 

Коды выполняемых функций 

В случае возникновения проблем технического характера в СЭД или проблем с сервисом Контур.Диадок просьба обращаться в Службу поддержки СЭД.

Работники Единой приемной рассматривают вопросы, направленные через заявку в ЕЛК.

Уважаемые коллеги, для подписантов договоров ГПХ со стороны НИУ ВШЭ у нас работает VIP-линия поддержки.

В случае возникновения проблем в СЭД при работе с договорами ГПХ необходимо написать письмо заместителю директора по персоналу Н.А. Малыхиной. Просьба в письме указать номер доверенности подписанта.

Мы рассмотрим ваше обращение в масимально сжатые сроки. 

Для этого необходимо:

• У исполнителя должна быть подтвержденная запись на портале "Госуслуги". В процессе инициирования договора исполнителю оформляется УНЭП (усиленная неквалифицированная электронная подпись). 
• У подписанта должна быть Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).

При заключении электронного договора не требуется сдача бумажных договоров в Единую приемную. Достаточно подписания в СЭД заказчиком и исполнителем.

Реестр подписанных электронных договоров ГПХ и актов работники Управления персонала самостоятельно направляют в Управление бухгалтерского учета и отчетности. 

Инструкция по запуску договоров с электронной подписью по ссылке.

Для оформления УКЭП необходимо направить Руководителю центра сервиса по работе с персоналом Коневой Дарье Олеговне письмо с просьбой оформить УКЭП на вашего руководителя.

Получение УКЭП занимает не  более 2 рабочих дней.

К письму необходимо приложить следующие документы: 

1.            Сканированная (цветная или хорошего качества) копия паспорта (страница с фотографией);

2.            Сканированная (цветная или хорошего качества) копия СНИЛС;

3.            Сканированная (цветная или хорошего качества) копия ИНН физического лица;

4.            Машиночитаемая доверенность  на право представлять интересы от имени НИУ ВШЭ (по вопросу получения можно уточнить в дирекции по правовым вопросам);

5.            Номер мобильного телефона;

6.            Адрес электронной почты владельца;

1. Принимается следующий комплект: договор, задание, дополнительное соглашение (при наличии), акт+отчет (при наличии), подписанные со стороны заказчика и исполнителя;
2.  Документы должны пройти этап подписания в СЭД. Документы имеющие статус "на подписании" или "на согласовании" запрещено сдавать в Единую приемную;
3.  Подписанные оригиналы документов сдаются в одном экземпляре;
4.  Полный комплект документов должен быть скреплен степлером;
5.  Оригиналы принимаются только при наличии реестра, выгруженного из СЭД и направленного на почту gph@hse.ru  Инструкция по выгрузке реестра доступна по ссылке Реестр обязательно должен быть в формате EXCEL;
6. Комплект сдаваемых документов должен в полной мере соответствовать реестру;
7. Подписанные обеими сторонами оригиналы договоров ГПХ с проставленным на них оттиском гербовой печати принимаются в корпусе на Покровском бульваре 11, каб. L-205 (Конева Д.О.).

• Если у исполнителя есть действующий договор ГПХ, то при изменении любых данных(паспорт, фамилия, имя, регистрация, банковские реквизиты и т.д.) в СЭД запускается дополнительное соглашение о смене реквизитов. При этом работники Управления персонала меняют данные на стадии согласования Дополнительного соглашения. Дополнительно дублировать информацию на почту работников Единой приемной не требуется.
• Если у исполнителя нет действующего договора ГПХ:
  1. При смене паспортных данных (паспорт, прописка, гражданство и т.д.) необходимо обратиться к работникам Единой приемной Управления персонала  через заявку в ЕЛК на консультацию по кадровым вопросам. К заявке необходимо приложить скан-копии документов исполнителя и указать его СНИЛС.
  2. При смене банковских реквизитов исполнителя, не имеющего статуса Самозанятого, необходимо обратиться к работникам Управления бухгалтерского учета и отчетности. В распределении  нужно посмотреть кто курирует источник финансирования вашего договора и направить письменный запрос на адрес электронной почты расчетчика.
  3.  При смене банковских реквизитов исполнителя, имеющего статус Самозанятого, необходимо обратиться в техподдержку СЭД.

Смена учетных данных штатных работников происходит только на основании заявления (бланки заявлений по ссылке). Информация вносится кадровым специалистом.

Договоры с самозанятыми оформляются в документопотоке ГПХ. 

Чтобы заключить договор ГПХ с самозанятым необходимо (новый контрагент):

• На вкладке "обзор" приложить документ, подтверждающий самозанятость (справку о постановке на учет по форме КНД 1122035);
• На вкадке "условия" отметить, что исполнитель самозанятый;
• В каточке контрагента отметить "самозанятый";

Смена налогового статуса в договоре, который прошел этап регистрации не допускается.

В карточку Акта необходимо прикладывать документ о применении НПД, сформированный в приложении «Мой налог»  на дату составления Акта.

Оплатой договоров с самозанятыми занимаются коллеги из отдела учета расходов и обязательств по расходам.

Уважаемые коллеги!

Согласно п.п. 2.7 Договора ГПХ, что при переходе на специальный налоговый режим НПД (самозанятый) в течение действия Договора Исполнитель соглашается с тем, что оплата по Договору будет осуществляться исходя из применяемого на дату заключения Договора порядка налогообложения.

Соотвественно, в действующих договорах смена статуса в СЭД не производится.

Если вам необходимо проставить  признак "самозанятый" в новом договоре, то необходимо:

1. Создать договор в СЭД (не запускать по процессу);
2. Прикрепить на вкладку "обзор" документ, подтверждающий самозанятость
3. Оставить заявку  в ЕЛК, приложить номер договора в СЭД/внешнюю ссылку на договор и указать, что необходима смена статуса "Самозанятый" 

Смена статуса "самозанятый" в карточке контрагента в СЭД могут осуществлять только работники Управления персонала.

Персональная страница выгружается на следующий день после принятия договора к учету (обратите внимание, подразделение, которое будет отображается на странице выбирается в поле "Подразделение приписки". После регистрации договора подразделение приписки поменять невозможно) :

- Для договоров ППС страница появляется автоматически (должность на портале отображается как «Приглашенный преподаватель»);

- Для договоров на Услуги/работы необходимо отметить признак «договор с отображением на портале» на вкладке «условия». Важно отметить этот признак на этапе создания договора, так как после принятия договора к учету изменения невозможны.

Дата повторного приема - это дата до которой необходима работа учетной записи исполнителя. 

Обращаем ваше внимание, что дата повторного приема самостоятельно проставляется ответственными менеджерами от подразделения максимум на 3 месяца от даты проставления. 

Разблокировка учетной записи автоматически происходит на следующий день после проставления даты повторного приема.

ВАЖНО:  Дата повторного приема учитывается программой если с даты окончания действия последнего ГПД прошло менее 120 дней.  Если с момента окончания договора прошло более 120 дней, то учетная запись восстановится после того, как новый договор ГПХ будет подписан и зарегистрирован.