Информация о договорах ГПХ

Все договоры ГПХ должны быть инициированы в СЭД:1С документооборот.

Для включения в рассылку "Ответственные по ГПХ" необходимо направить запрос на почту Нижаловской Н.А. и Ялугиной А.А.

Уважаемые коллеги, при направлении на почту работникам Управления персонала уточняющих вопросов по договорам, актам, ДС, просьба указывать в обращении номер документа и ФИО исполнителя полностью. 

Сроки предоставления документов на оплату в январе 2022 года:

Договоры инициируются минимум за 2 недели до даты начала оказания услуг.

Срок согласования договоров за январь в СЭД: до 19 января 2022 г. включительно.

Прием оригиналов документов за январь для передачи в бухгалтерию завершается: 24 января 2022 г. в 18.00. 

Запуск актов в СЭД происходит строго в месяц оказания услуг.

Управление персонала не согласовывает акты.

Оригиналы документов принимаются только при наличии реестра документов выгруженного из СЭД и направленного на почту gph@hse.ru. Реестр обязательно должен быть в формате EXCEL.

Реестры договорам ГПХ, подписанных электронной подписью необходимо высылать на почту Ялугиной А.А. и Нижаловской Н.А.

Срок инициирования не дистанционных договоров с иностранными гражданами – за 5 рабочих дней до даты начала выполнения работ/оказания услуг.

Договоры с иностранными гражданами сдаются в каб. L 205 на Покровском бульваре, д.11 (договоры с иностранными гражданами в Единой приемной не принимаются).

Все вопросы по договорам ГПХ с иностранными гражданами вы можете задать сотрудникам Отдела по работе с международными специалистами.

При инициировании договора ГПХ обязанность инициатора сверить контрагента по номеру СНИЛС.

Информация по обязательной вакцинации:

Если исполнитель оказывает услуги на территории НИУ ВШЭ, то к договору ГПХ должны быть приложены документы о вакцинации/перенесенном заболевании/медотводе.

Прикладывать их необходимо в файлы-приложения на вкладке «Обзор».

В качестве подтверждающих документов принимаются:

• Сертификат о вакцинации;
• Справка о медотводе. Обращаем внимание, что справка должна быть выдана врачом-инфекционистом или терапевтом и содержать дату окончания медотвода.
• QR-код с Госуслуг (выданный либо после перенесенного COVID-19, либо после вакцинации 2 компонентами);
• Справка или медицинское заключение о перенесенном заболевании COVID-19 в 2021-2022 г.

При дистанционном оказании услуг данные документы прикреплять не требуется.

Смена учетных данных исполнителей:

• Если у исполнителя есть действующий договор ГПХ, то при изменении любых данных(паспорт, фамилия, имя, регистрация, банковские реквизиты и т.д.) в СЭД запускается дополнительное соглашение о смене реквизитов.
• Если у исполнителя нет действующего договора ГПХ:
  1. При смене паспортных данных (паспорт, прописка и т.д.) необходимо обратиться к работникам Единой приемной Управления персонала по электронной почте.  К письму необходимо приложить скан-копии документов исполнителя и указать его СНИЛС. 
  2. При смене банковских реквизитов необходимо обратиться к работникам Управления бухгалтерского учета. В распределении нужно посмотреть кто курирует источник финансирования вашего договора и направить письменный запрос на адрес электронной почты расчетчика.

Смена учетных данных штатных работников происходит только на основании заявления (бланки заявлений по ссылке) Информация вносится кадровым специалистом).

Электронные договоры ГПХ:

Вы можете заключить электронные договоры ГПХ с исполнителями.

Для этого необходимо:

• У исполнителя должно быть заключено Соглашение о электоронном взаимодействии (СЭВ). Узнать подробнее про СЭВ по ссылке.
• У подписанта должна быть Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).

При заключении электронного договора не требуется сдача бумажных договоров в Единую приемную. Достаточно подписания в СЭД заказчиком и исполнителем.

Реестр подписанных электронных договоров ГПХ и актов необходимо высылать на почту Ялугиной А.А. и Нижаловской Н.А.

Договоры с самозанятыми:

Договоры с самозянтыми оформляются в документопотоке ГПХ.  Чтобы заключить договор ГПХ с самозанятым необходимо:

• В комментарии к договору в СЭД указать "Самозанятый";
• На вкладке "обзор" приложить документ, подтверждающий самозанятость (справку о постановке на учет по форме КНД 1122035);
• Приложить распечатанную справку к договору;
• На договоре карандашом написать "самозанятый".

Запрещено заключение договоров как с самозанятыми со следующими категориями исполнителей:

• Штатные работники НИУ ВШЭ;
• Исполнители, работающие в штате НИУ ВШЭ в течение последних двух лет;
• Действующие госслужащие.

Инструкции по работе в СЭД:

Инструкция по инициации ГПД ППС (бумажный документопоток) 

Инструкция по инициации ГПД (Услуги) (бумажный документопоток) 

Инструкция по созданию акта к ГПД 

Инструкция по созданию ДС к ГПД 

Инструкция по созданию нового физлица в договорах ГПХ 

Инструкция по формированию реестра договоров и актов ГПХ в СЭД 

Редактирование листа согласования

Обновление регистрационного номера акта при смене его в договоре 

Видео-инструкция по созданию договоров ГПХ 

Инструкция по оформлению договоров ППС с гражданином РФ новые фин аналитики (добавление нескольких источников финансирования)

Инструкция по оформлению договоров ГПД услуги/работы с гражданином РФ

Инструкция по оформлению договоров ППС ЭГПД с гражданином РФ

Инструкция по оформлению договоров ЭГПД услуги/работы с гражданином РФ

Прочие документы: 

• Регламент по работе с договорами ГПХ 
• Соглашение об электронном взаимодействии 

• Распределение сотрудников Управления Бухгалтерского учета по источникам финансирования

• Заверение об обстоятельствах 

Все ответственные от подразделений за подготовку договоров ГПХ должны подписать соглашение о неразглашении конфиденциальной информации.

Шаблоны договоров ГПХ размещены на сайте Дирекции по правовым вопросам по ссылке.

В случае возникновения проблем технического характера просьба обращаться в Службу поддержки СЭД: DM_support@hse.ru.