Заполнение и утверждение графика отпусков

Уважаемые коллеги!

На этой странице Вы найдете информацию и ответы на часто задаваемые вопросы по порядку заполнения и утверждения графика отпусков в НИУ ВШЭ на предстоящий год, а также контакты Управления персонала в случае, если у Вас останутся вопросы.

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков в НИУ ВШЭ определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков.

График отпусков обязателен для всех работников Университета.

С целью оптимизации процесса администрирования ежегодных оплачиваемых отпусков в НИУ ВШЭ и учета пожеланий работников Университета о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска на следующий год, Управление персонала просит всех работников Университета осуществить заполнение данных по отпускам на предстоящий календарный год не позднее 22 ноября текущего года.

Руководителей просим осуществить согласование графика отпусков возглавляемых структурных подразделений в срок не позднее 30 ноября текущего года.

Сервис по планированию графиков отпусков находится в Едином личном кабинете<https://lk.hse.ru/> в разделе «Сервисы Управления персонала» в подразделе «График отпусков».

Для Вашего удобства представляем краткий алгоритм согласования и утверждения графиков отпусков в НИУ ВШЭ:

1.   Работник заходит в ЕЛК и заполняет даты отпуска на предстоящий год;

2.   Ответственный работник структурного подразделения согласовывает даты отпуска работника в системе;

3.   После согласования дат отпусков всех работников структурного подразделения ответственный работник структурного подразделения выгружает график отпусков структурного подразделения в Excel файл;

4.   Если кто-либо из работников не внес информацию об отпусках на предстоящий год, то ответственный работник структурного подразделения заполняет даты отпуска за соответствующего работника в Excel файле вручную;

5.   Ответственный работник структурного подразделения направляет график отпусков в Excel файле на согласование специалисту Управления персонала;

Обратите внимание!

Первым согласующим в график отпусков необходимо поставить кадрового специалиста, который после проверки графика направит его Вашему руководителю на согласование.  При отправке графика отпусков на согласование в поле «Дополнительное описание к заявке» необходимо указать название структурного подразделения, по которому отправляется график отпусков. Пожалуйста, не направляйте график в ЕЛК курирующему проректору.

6.   Специалист Управления персонала согласовывает график отпусков структурного подразделения в ЕЛК;

7.   Специалист Управления персонала направляет график отпусков структурного подразделения на дальнейшее согласование руководителю структурного подразделения в ЕЛК;

8.   Руководитель структурного подразделения в случае, если график им согласован, направляет график на согласование старшему директору по персоналу в ЕЛК;

9.   После получения письма о направлении графика отпусков на согласование старшему директору по персоналу ответственный работник структурного подразделения:

·       распечатывает график отпусков;

·       подписывает график отпусков у руководителя структурного подразделения;

·       ознакамливает с графиком отпусков всех работников структурного подразделения под подпись;

·       передает подписанный график отпусков в Управление персонала;

10.   Специалист Управления персонала передает полученный от ответственного работника структурного подразделения график отпусков в бумажном виде на подписание старшему директору по персоналу и далее курирующему проректору.

Обратите внимание!

Подписание графиков отпусков в бумажном виде старшему директором по персоналу и курирующим проректором организуют специалисты Управления персонала, после получения графика отпусков от ответственного работника структурного подразделения.

Подробные текстовые и видеоинструкции по работе с графиком отпусков размещены по ссылке.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Сколько дней ежегодного оплачиваемого отпуска мне необходимо запланировать при заполнении графика отпусков в ЕЛК?

Сервис ЕЛК по планированию графика отпусков получает данные о количестве положенных Вам дней ежегодного оплачиваемого отпуска из кадровой учетной системы НИУ ВШЭ по каждой занимаемой Вами должности и с учётом имеющихся льгот.

Если при заполнении графика отпусков в ЕЛК Вы введете отличное количество дней отпуска от положенного лимита, то при отправке графика на согласование сервис выведет Вам информационное предупреждение.


Что мне делать, если в сервисе по планированию графика отпусков отображается неверное количество дней моего ежегодного оплачиваемого отпуска?

В данном случае рекомендуем Вам обратиться в Управление персонала к своему кадровому специалисту для проверки данных о количестве положенных Вам дней ежегодного оплачиваемого отпуска в кадровой учетной системе НИУ ВШЭ.


Могу ли я не идти в ежегодный оплачиваемый отпуск в даты, запланированные графиком отпусков?

График отпусков обязателен для соблюдения работником.


Могу ли я перенести дни ежегодного оплачиваемого отпуска, запланированные графиком отпусков, на следующий год?

Ежегодный оплачиваемый отпуск работника, запланированный графиком отпусков, может быть перенесен на другой срок по инициативе работника при наличии согласия НИУ ВШЭ на основании заявления работника.

При этом стоит учесть, что непредоставление работнику ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд запрещено трудовым законодательством Российской Федерации.


Необходимо ли мне использовать ежегодный оплачиваемый отпуск по должности совместителя в тоже время, что и отпуск по основной должности?

В соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации лицам, работающим по совместительству, ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе.


Предупредит ли меня НИУ ВШЭ о начале моего ежегодного оплачиваемого отпуска?

Управление персонала предупредит Вас о времени начала ежегодного оплачиваемого отпуска не позднее чем за две недели до его начала по адресу корпоративной электронной почты.


Обязан ли я отвечать на уведомление Управления персонала о начале ежегодного оплачиваемого отпуска?

Уведомление о начале Вашего ежегодного оплачиваемого отпуска не требует обязательного направления ответного письма. Однако если Вы все же подтвердите Управлению персонала получение уведомления, то мы будем Вам очень признательны.


Для чего мне знакомиться с графиком отпусков, если даты отпуска ранее были указаны мной в ЕЛК?

Итоговый график отпусков работников НИУ ВШЭ на следующий календарный год утверждается с учетом времени наибольшей нагрузки на структурные подразделения, дат сдачи проектов, находящихся в текущей работе, и новых проектов, запланированных на следующий календарный год, взаимозаменяемости работников внутри структурных подразделений, а также особенностей предоставления и использования отпусков работниками, которым ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время.

Таким образом, даты Вашего ежегодного оплачиваемого отпуска, запланированные графиком отпусков НИУ ВШЭ на следующий год, могут отличаться от дат, указываемых Вами при заполнении графика отпусков в ЕЛК.


Может ли в структурном подразделении быть два и более работника, ответственных за ведение графика отпусков от структурного подразделения?

Может. Для назначения работников, ответственных за ведение графика отпусков от структурного подразделения, Вы можете обратиться в Управление персонала.


Как мне узнать, кто из специалистов Управления персонала согласует график отпусков моего структурного подразделения?

Для получения соответствующей информации Вы можете обратиться в Управление персонала.


Если у Вас остались вопросы по порядку планирования отпуска, то Вы можете адресовать их на адрес Управления персонала НИУ ВШЭ personal@hse.ru.

При возникновении вопросов технического характера просьба обращаться по адресу: vacation2021@hse.ru.